Accord de traitement des données des sociétés

Le présent accord complète l’abonnement Huntrexia conclu entre la société de chasse cliente et Arverne Web. Il s’applique lorsque Arverne Web traite des données personnelles pour le compte de cette société.

Rôles des parties

La société cliente est responsable de traitement pour ses membres, invitations, rôles, événements, présences, documents, prélèvements, quotas et registres. Elle détermine les finalités, la base légale, les destinataires et les durées. Huntrexia agit comme sous-traitant pour héberger, sécuriser, sauvegarder, synchroniser, afficher et exporter ces informations selon le contrat.

Instructions documentées

Huntrexia traite les données uniquement sur les instructions documentées résultant du contrat, des réglages et actions des utilisateurs autorisés. Si une instruction paraît contraire au RGPD, Huntrexia en informe le client et peut suspendre son exécution dans l’attente d’une clarification.

Nature, durée et personnes concernées

Les traitements durent pendant l’abonnement et la période de restitution ou d’archivage convenue. Ils concernent les membres, invités, responsables, participants aux événements et contacts de la société. Les catégories peuvent inclure identité, coordonnées, adhésion, rôles, documents, présences, activités de chasse, photographies, positions associées à une déclaration et journaux de sécurité.

Confidentialité et personnel autorisé

Huntrexia limite l’accès aux personnes qui en ont besoin pour l’exploitation, le support ou la sécurité, les soumet à une obligation de confidentialité et retire leurs accès lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Le support n’accède aux données d’une société que pour traiter une demande, corriger un incident ou satisfaire une obligation légale.

Mesures de sécurité

Les mesures comprennent notamment le cloisonnement logique entre sociétés, les permissions par rôle, l’authentification, le chiffrement des communications, la journalisation, les sauvegardes, la limitation des accès administratifs, la protection des fichiers, les mises à jour et une procédure de gestion des vulnérabilités et incidents.

Sous-traitants ultérieurs

Le client autorise de manière générale le recours aux prestataires nécessaires au service, notamment OVHcloud et, selon les modules activés, les services d’e-mail, SMS, notifications, paiement, lutte antibot et cartographie décrits dans la politique de confidentialité. Huntrexia informe le client d’un changement important et lui permet de formuler une objection motivée liée à la protection des données.

Assistance pour les droits et la conformité

Huntrexia aide raisonnablement la société à répondre aux demandes d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition ou portabilité portant sur les données qu’elle contrôle. Huntrexia fournit également les informations utiles aux analyses d’impact, consultations de l’autorité et démonstrations de conformité, compte tenu de la nature du service.

Violation de données

Après avoir pris connaissance d’une violation concernant les données d’une société, Huntrexia l’informe dans les meilleurs délais avec les informations disponibles sur la nature, les personnes et données concernées, les conséquences probables et les mesures prises. La société reste responsable de décider des notifications à la CNIL et aux personnes, avec l’assistance de Huntrexia.

Restitution et suppression

À la fin du service, Huntrexia permet l’export pendant la période convenue puis supprime ou anonymise les données selon les instructions du client, sauf obligation légale contraire. Les copies de sauvegarde sont supprimées par rotation dans un délai maximal annoncé et restent protégées sans réutilisation active.

Documentation et audit

Huntrexia tient à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Un audit peut être demandé avec un préavis raisonnable, sans compromettre la sécurité ou les données d’autres clients et, sauf incident ou exigence d’une autorité, aux frais du client. Contact : hello@huntrexia.com.